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Comment améliorer la gestion de ses achats grâce à la dématérialisation ?

Comment améliorer la gestion de ses achats grâce à la dématérialisation ?

Mieux gérer ses achats passe par la mise en place d’une stratégie d’achat pertinente, prenant en compte les besoins et capacités de l’entreprise. Si les achats représentent une importante source d’économies, ils nécessitent d’être pris en main de façon réfléchie, grâce aux bons outils et à l’activation des bons leviers. La dématérialisation des processus fait partie des solutions les plus efficaces pour optimiser ses achats en entreprise.

Les atouts d’un logiciel de gestion des achats

Selon une enquête, plus de 82 % des acheteurs en entreprises affirment utiliser un simple tableur informatique pour gérer leur approvisionnement (planification des besoins, suivis des commandes, etc.). Ce type d’outil peut tout à fait convenir à de petites entreprises mais ne peut permettre une visibilité et une maîtrise suffisantes pour les entreprises plus importantes, gérant des achats de biens et de services de façon quasi-quotidienne.

Les logiciels de gestion des achats s’avèrent aujourd’hui indispensables pour centraliser et contrôler l’approvisionnement d’une entreprise de façon judicieuse. Ce type de logiciel utilisé par plus de 32 % des entreprises permet de gagner en productivité grâce à de nombreux avantages tels que :

  • La réduction du temps passé à l’identification des fournisseurs ;
  • La réduction des coûts de main-d’œuvre ;
  • La rapidité à passer des appels d’offres ;
  • La diminution des délais de commandes et de livraisons.

Les logiciels d-e-procurement (ou d’approvisionnement en ligne) mettent à disposition des acheteurs des catalogues numériques sur lesquels effectuer leurs achats en quelques clics, tout en permettant une meilleure gestion des stocks et une centralisation des dépenses.

Les entreprises qui sont passées aux solutions e-procurement constatent des effets durables sur l’augmentation des profits grâce à la hausse des marges et les réductions de coûts faits sur les traitements manuels des factures et autres bons de commandes. Dématérialiser ses processus achats permet également de consacrer plus de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Économiser sur ses achats indirects grâce à l’e-procurement

Parmi les différentes catégories d’achats, celle des achats indirects est particulièrement difficile à maîtriser sans une dématérialisation et une centralisation des processus. Ces achats hors-production (services d’entretien, de maintenance, matériel informatique, prestations intellectuelles, frais de voyage, fournitures de bureau…) sont dispersés dans de nombreux départements de l’entreprise et sont de ce fait plus compliqués à suivre que les achats directement impliqués dans la chaîne de production.

Pour mieux gérer ces achats indirects en particulier et ainsi augmenter les profits, il est donc fortement conseillé d’implémenter des solutions e-procurement. Ces outils permettent de suivre l’état de l’approvisionnement en temps réel, de centraliser les dépenses, de suivre la liste des commandes, les stocks, d’automatiser les process et d’avoir une visibilité sur la politique achat dans sa globalité.

Il existe différents outils d’approvisionnement en ligne, adaptés à différents profils d’entreprises. Pour bien choisir votre logiciel d’e-procurement, prenez notamment en compte l’adaptation du logiciel à vos autres outils de travail, l’alignement de ce logiciel avec les besoins et les possibilités de votre entreprise ainsi que la qualité des informations qu’il transmet, en vue de pouvoir développer et ajuster votre politique d’achat.

En savoir plus sur : www.manutan.com/blog/fr/

 

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